Optimaliseer je tijd als ondernemer: 8 handige tips

104

Als ondernemer heb je waarschijnlijk nooit genoeg tijd. Als het goed is kun je namelijk altijd wel werken. Is het niet voor een van je klanten, dan kun je wel aan de slag om jouw bedrijf te promoten of op een andere manier je bedrijf te verbeteren. Tijd is dan een kostbaar goed. In deze blog hebben wij 8 tips voor je op een rijtje gezet die jou als ondernemer helpen met het optimaliseren van je tijd. 

Stel doelen

Het stellen van doelen is erg belangrijk. Bedenk wat jij wilt bereiken met je bedrijf en hoe je denkt daar te komen. Stel doelen voor de korte, middellange en lange termijn. Dit kan je helpen met het effectief indelen van je tijd op de lange termijn. Pas wanneer jij je doelen scherp voor ogen hebt, kun je daar naartoe gaan werken. Door goed voor ogen te hebben wat je wilt bereiken en binnen welk termijn, kun je ook prioriteiten stellen. 

Deel je taken in op prioriteit

Dit lijkt misschien voor de hand liggend, maar je veel mensen verliezen tijd doordat ze hun prioriteiten niet op orde hebben. Plan je werkzaamheden in met het oog op deadlines van je opdrachten. Pak daarin het liefst ook wat speling, voor het geval er een spoedopdracht tussendoor komt. Vergeet daarnaast ook niet belangrijke zaken voor je eigen bedrijf mee te nemen. Je wilt tenslotte wel je gestelde bedrijfsdoelen kunnen behalen. 

Maak gebruik van management tools

Management tools zijn erg handig om overzicht te houden. Hierin kun je jouw gestelde doelen, prioriteiten en agendapunten bijhouden. Er zijn veel verschillende management tools te vinden op het internet. Twee voorbeelden van handige programma’s zijn Asana en Monday. Deze tools geven je veel mogelijkheden om alle belangrijke zaken op een rijtje te zetten, deadlines te stellen en voortgang bij te houden. Wanneer jij alles overzichtelijk hebt zal dit je een hoop tijd besparen rondom de dagelijkse werkzaamheden. 

Centraliseer je communicatie

Communiceer je veel met klanten, collega’s of andere bedrijven? Probeer dan de communicatie zo veel mogelijk te centraliseren op één tot drie punten. Natuurlijk is dit lang niet altijd mogelijk, maar in het kader van tijd besparen kan dit een hoop voor je betekenen. Door de communicatie met anderen via zo min mogelijk kanalen te laten lopen is het gemakkelijk om alles bij te houden. Je weet daarnaast altijd direct bij welk kanaal je moet zijn om in contact te komen met je klant of samenwerking. 

Ook het gebundeld overbrengen van informatie zal tijd besparen. Het sturen van één mailtje kost je natuurlijk minder tijd dan dezelfde informatie in drie mailtjes te moeten versturen. Dit lijkt op het eerste gezicht natuurlijk secondenwerk, maar wanneer je alle tijd besparende maatregelen per dag bundelt, kan het al snel oplopen.

Batch taken voor effectiviteit

Wanneer jij een aantal vergelijkbare taken achter elkaar kunt uitvoeren, kost dit je minder tijd dan wanneer je van hot naar her gaat tijdens je werkzaamheden. Moet je bijvoorbeeld een aantal mailtjes versturen naar verschillende klanten, probeer dit dan te bundelen. Hetzelfde geldt voor andere vergelijkbare werkzaamheden. Door taken te bundelen aan de hand van het soort werkzaamheden en de programma’s waarin je werkt, kun je je productiviteit verhogen. Let er natuurlijk wel op dat je dit niet te lang achter elkaar doet. Een lange tijd dezelfde werkzaamheden doen kan er ook weer voor zorgen dat je productiviteit afneemt. Het is belangrijk om hierin een balans te zoeken die voor jou werkt.

Zorg voor zo min mogelijk afleiding

Ben je aan het werk? Zorg dan voor zo min mogelijk afleiding. Zet je telefoon uit, ga in een afgesloten ruimte zitten of zet muziek op waarbij jij je goed kunt concentreren. Iedere afleiding zorgt ervoor dat jij uit je workflow raakt en langer de tijd nodig hebt om je taken af te ronden. Plan eventueel een aantal momenten op de dag waarin je niet gestoord kan worden door invloeden van buitenaf. Zo kun je toch het grootste deel van de dag bereikbaar zijn voor klanten of collega’s, maar heb je ook de mogelijkheid om je tussendoor volledig op het werk te kunnen focussen.

Vergader met een deadline

Vergaderingen kunnen in tijd al snel uit de hand lopen en effectiviteit verliezen. Wil je zorgen dat jij geen belangrijke werktijd verliest met vergaderingen? Geef dan een strakke deadline aan. Begin je vergadering met de melding dat je maar een beperkte tijd hebt en hoe laat je moet stoppen. Wanneer iedereen hier van tevoren van op de hoogte is, zal men daar (vaak ongemerkt) rekening mee houden. Daarnaast hoef jij je niet bezwaard te voelen wanneer je een vergadering afkapt rond de tijd van jouw deadline. Je hebt het tenslotte van tevoren aangegeven.

Werk met een Virtual Assistant

Virtual assistants, ook wel VA’s genoemd, zijn assistenten die je kunt inschakelen om jou op afstand te ondersteunen. Deze mensen zijn vaak gespecialiseerd in verschillende taken en kun je daarom erg goed inzetten als jouw rechterhand. Bedenk welke taken jou erg veel tijd kosten en misschien wel sneller gedaan kunnen worden door iemand met veel ervaring. Wegen de kosten op tegen de tijd die jij zelf met de taak kwijt zou zijn geweest? Dan is een VA een hele goede keuze. Besteed de taak uit en maak zo ruimte in je eigen agenda om je op andere taken te focussen. 

Dit waren ze dan, onze tips om jouw werkdag als ondernemer efficiënter te laten verlopen. Laat je inspireren en pas jouw werkdag aan waar mogelijk om meer uit je dag te halen. Bedenk je eens wat je met al die extra tijd zou kunnen doen! 

Twijfel je of het ondernemerschap iets voor jou is? Lees dan ook onze blog met de voordelen van het werken in loondienst.

Waar denk je dat jij tijd op zou kunnen besparen? Laat een bericht achter in de reacties op dit artikel, wij zijn benieuwd!